Aby korzystać z w pełni funkcjonalnego CRM, niekoniecznie trzeba w tym celu kupować licencję na gotowy dedykowany program. Możliwe jest stworzenie takiego rozwiązania wyłącznie w oparciu o aplikacje dostępne w ramach podstawowej licencji biznesowej Microsoft 365. Takie rozwiązanie jest w pełni wystarczające i sensowne zwłaszcza w przypadku małych i średnich firm ze stosunkowo niewielką liczbą użytkowników i prostymi procesami sprzedażowymi.

Ma to sporo zalet:

• Brak dodatkowych kosztów licencyjnych
  – Wykorzystujesz już opłaconą licencję M365, więc unikasz kosztów zakupu lub subskrypcji komercyjnego CRM.

• Elastyczność i dopasowanie do procesów
  – Możesz zbudować rozwiązanie dokładnie pod specyfikę firmy (np. etapy sprzedaży, potrzebne pola, formaty raportów), a nie dopasowywać procesy do gotowego narzędzia.

• Łatwość wdrożenia
  – Pracownicy już korzystają z Teams, Outlooka czy OneDrive, więc nowy proces „wchodzi” w istniejące środowisko pracy.

• Integracje w ramach ekosystemu
  – SharePoint Lists, Planner, Forms, Power Automate i Power BI mogą wspólnie obsłużyć rejestr szans sprzedażowych, zadania, komunikację i raportowanie.

Możliwy schemat CRM w Microsoft 365

• SharePoint List
  – baza klientów i szans sprzedażowych (przykładowe kolumny: status, etap, wartość, data kontaktu, osoba odpowiedzialna).

• Planner
  – zadania powiązane z poszczególnymi szansami (follow-upy, przygotowanie oferty).

• Teams
  – kanał dedykowany sprzedaży z zakładkami do listy i planera, szybka komunikacja.

• Power Automate
  – automatyczne przypomnienia, np. „brak kontaktu z klientem od 14 dni” albo „status oferty zmieniony na wygrany/przegrany – wyślij notyfikację”.

• Power BI
  – proste dashboardy: pipeline sprzedaży, prognozy przychodów, analiza skuteczności.

• Forms
  – formularz do szybkiego wprowadzania nowych leadów, np. po rozmowie telefonicznej.

Potencjalne ograniczenia

1. Brak zaawansowanych funkcji CRM
   – brak out-of-the-box lead scoringu, zaawansowanego zarządzania kampaniami czy integracji z systemami marketing automation.

2. Wymaga większej dyscypliny użytkowników
   – w systemach dedykowanych CRM pewne mechanizmy „pilnują” procesów. Tu trzeba będzie dopilnować, by pracownicy rzetelnie aktualizowali dane.

3. Mniej skalowalne na przyszłość
   – jeśli firma znacznie urośnie, może zajść potrzeba migracji do pełnego CRM (np. Dynamics 365, HubSpot).

Jeśli chciał(a)byś dowiedzieć się więcej na temat stworzenia CRM dopasowanego do potrzeb Twojej firmy w firmowej chmurze Microsoft 365, zadzwoń do nas: tel. +48 604 050 616.

Hasła takie, jak "cyfryzacja" czy "transformacja cyfrowa" są obecnie odmieniane przez wszystkie przypadki, ale można zadać sobie pytanie, na ile stoi za tym pojęciem tylko moda i "hype", a na ile rzeczywiste korzyści, dla których warto podjąć wysiłek i koszty, aby dokonać transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa, które jak dotychczas korzysta z nowoczesnych technologii w niewielkim zakresie. 

Tymczasem korzyści z adaptacji technologii w przedsiębiorstwach potwierdzają konkretne dane:

• Organizacje, które przyjęły technologie cyfrowe, są 2-3 razy bardziej skuteczne w podejmowaniu decyzji biznesowych i osiągają o 20-30% wyższą efektywność operacyjną niż ich analogowi konkurenci (McKinsey Global Institute, "The future of work after COVID-19”)
• Firmy z wysokim poziomem dojrzałości w zakresie analityki danych osiągają o 50% wyższą wydajność operacyjną niż ich konkurenci. Firmy te mają również o 70% większe prawdopodobieństwo osiągnięcia przewagi konkurencyjnej na rynku. (MIT Sloan Management Review and Deloitte, "Data & Analytics Maturity: The Age of With”)
• Organizacje z wysokim poziomem "Digital IQ" mają o 34% większe prawdopodobieństwo osiągnięcia znaczących korzyści w zakresie wzrostu przychodów i rentowności. (PwC, "Global Digital IQ")
• Firmy, które inwestują w cyfrową transformację, zwiększają swoją efektywność operacyjną o 15-20%. (IDC, "Worldwide Digital Transformation Spending Guide")

Najważniejsze korzyści z cyfryzacji dla MŚP to:

Optymalizacja kosztów

Technologie cyfrowe umożliwiają zautomatyzowanie procesów, które dotychczas wykonywane były "manualnie", czyli w oparciu o pracę konkretnych osób wykonujących codzienne rutynowe czynności związane z obsługą sprzedaży i reklamacji, dokumentacją administracyjną, księgową i kadrową, kontrolą terminów, sprawozdawczością, etc. Taka automatyzacja radykalnie zmniejsza koszty pracy, uwalniając czas pracowników, który wykorzystany był dotąd na mało twórcze, a za to czasochłonne czynności. 

Drugim obszarem optymalizacji kosztów jest IT. Wykorzystanie rozwiązań chmurowych zamiast własnej infrastruktury IT powoduje, że nie musimy utrzymywać własnej serwerowni (odpadają koszty nabycia urządzeń oraz napraw, utrzymania systemów, energii elektrycznej zasilającej serwery i klimatyzację). Oczywiście usługi chmurowe również kosztują, jednak ostatecznie koszt abonamentów chmurowych okazuje się mniejszy, uwzględniwszy wspomniane wyżej koszty własnej infrastruktury. Poza tym koszty własnej infrastruktury są stałe, podczas gdy koszty w modelu chmurowym są kosztami zmiennymi - zależnymi od liczby aktualnie wykorzystywanych licencji użytkowników, pojemności wykorzystanej przestrzeni dyskowej itp.

Zwiększenie efektywności

Automatyzacja prostych powtarzalnych czynności sprawia, że czas zatrudnionych w firmie specjalistów może być wykorzystany w większym stopniu na to, za co de facto firma im płaci: czyli zastosowanie ich profesjonalnych kwalifikacji i wiedzy dla jak najlepszych efektów działania poszczególnych obszarów w przedsiębiorstwie. 

Poza tym wsparcie technologii w pracy wpływa na lepsze zarządzanie czasem. Podobnie, integracja ze sobą różnych systemów informatycznych, zastosowanie CRM dla skuteczniejszej sprzedaży itp - to wszystko wpływa na wyższą efektywność wszystkich procesów działających w firmie. To zaś przynosi efekt w postaci szybszego wzrostu i wyższej dochodowości całego biznesu. 

Lepsza obsługa klienta

Technologie to szybka komunikacja i reakcja na kontakt ze strony klienta, chatboty, a także lepsza personalizacja ofert pod konkretnego klienta i jego potrzeby. 

Nowe możliwości sprzedaży

E-commerce pozwolił tysiącom małych przedsiębiorstw na zwielokrotnienie sprzedaży.

Zastosowanie marketingu internetowego (w tym narzędzi z zakresu marketing automation), promocja w social mediach, a także aplikacje umożliwiające aktywne stosowanie programów lojalnościowych, których celem również jest zwiększanie sprzedaży - to wszystko nie byłoby możliwe bez technologi cyfrowych, które dziś są dostępne dla każdej firmy.

Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami

Cyfrowe kopie zapasowe tworzone automatycznie według zadanego harmonogramu zapewniają możliwość ich szybkiego odzyskania w przypadku ataku hakerskiego lub uszkodzenia dysku komputera lub serwera. Jeśli kopie bezpieczeństwa danych są (a powinny być) tworzone i przechowywane w formie szyfrowanej, zabezpiecza to przed ich odczytaniem w przypadku nieautoryzowanego dostępu osób trzecich. Przed takim nieautoryzowanym dostępem chronią oczywiście inne technologie (firewalle, programy antywirusowe) - jednak pozostaje zawsze czynnik ludzki jako najsłabsze ogniwo w systemie zabezpieczeń. 

Czym jest zarządzanie kategorią produktową?

Zarządzanie kategorią produktową to proces strategicznego zarządzania grupami produktów jako samodzielnymi jednostkami biznesowymi, które mają za zadanie spełniać określone potrzeby konsumentów. Ma on szczególne zastosowanie w sprzedaży detalicznej, w której występuje duża liczba produktów. W takim przypadku trudno byłoby tworzyć odrębne strategie marketingowe dla każdego produktu, dlatego grupuje się je według określonych cech wspólnych. 

Obejmuje on analizę sprzedaży, badanie preferencji konsumentów oraz optymalizację oferty produktowej.

Jakie korzyści przynosi?

• lepsze dopasowanie oferty do potrzeb klientów,
• zwiększenie efektywności sprzedaży,
• możliwość zwiększenia zysków poprzez koncentrację na najbardziej rentownych produktach,
• optymalizacja przestrzeni na półkach.

Jakie są kluczowe elementy zarządzania kategorią produktową?

• Segmentacja produktów: podział asortymentu na grupy, które pełnią różne role, np. produkty podstawowe, innowacyjne czy uzupełniające.
• Analiza danych i trendów: analiza danych sprzedażowych i rynkowych jest fundamentem zarządzania kategorią.
• Zrozumienie zachowań konsumentów: współczesny konsument jest wymagający i dobrze poinformowany. Zrozumienie jego potrzeb i zachowań zakupowych pozwala lepiej dopasować ofertę produktową do oczekiwań klientów.
• Współpraca z dostawcami: dostawcy mogą dostarczać cennych informacji na temat rynku, oferować wsparcie promocyjne oraz pomagać w optymalizacji logistyki, co ostatecznie wpływa na sukces kategorii.

Jak wygląda proces zarządzania kategorią produktową?

Jak możemy Ci w tym pomóc?

• kategorie z marżą niższą od średniej w sieci,
• kategorie o nadmiernej rozpiętości asortymentu w stosunku do średniej w sieci,
• kategorie o znaczącej wartości zapasów produktów nieistotnych  z punktu widzenia strategii marketingowej firmy (zakwalifikowanych przez nas jako „potencjalnie do usunięcia ze stałego zapasu magazynowego”).

Wartość dodana dla klienta

• Lepsza kontrola nad ofertą produktową,
• wyższa rentowność dzięki poprawie marż handlowych na poszczególnych kategoriach i pojedynczych produktach,
• lepsze dopasowanie oferty do potrzeb klientów,
• zmniejszenie zapasów magazynowych, a w ten sposób uwolnienie część zamrożonej w nich gotówki.

Jak to robimy?

Aby poznać szczegóły, obejrzyj film zamieszczony powyżej lub od razu umów się z nami na telekonferencję, podczas której przedstawimy naszą metodologię i przebieg współpracy z nami przy wspólnym projekcie wdrożenia zarządzania kategorią produktową w Państwa firmie. 

Zadzwoń: +48 604 050 616.