Hasła takie, jak "cyfryzacja" czy "transformacja cyfrowa" są obecnie odmieniane przez wszystkie przypadki, ale można zadać sobie pytanie, na ile stoi za tym pojęciem tylko moda i "hype", a na ile rzeczywiste korzyści, dla których warto podjąć wysiłek i koszty, aby dokonać transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa, które jak dotychczas korzysta z nowoczesnych technologii w niewielkim zakresie.
Tymczasem korzyści z adaptacji technologii w przedsiębiorstwach potwierdzają konkretne dane:
- Organizacje, które przyjęły technologie cyfrowe, są 2-3 razy bardziej skuteczne w podejmowaniu decyzji biznesowych i osiągają o 20-30% wyższą efektywność operacyjną niż ich analogowi konkurenci (McKinsey Global Institute, "The future of work after COVID-19”)
- Firmy z wysokim poziomem dojrzałości w zakresie analityki danych osiągają o 50% wyższą wydajność operacyjną niż ich konkurenci. Firmy te mają również o 70% większe prawdopodobieństwo osiągnięcia przewagi konkurencyjnej na rynku. (MIT Sloan Management Review and Deloitte, "Data & Analytics Maturity: The Age of With”)
- Organizacje z wysokim poziomem "Digital IQ" mają o 34% większe prawdopodobieństwo osiągnięcia znaczących korzyści w zakresie wzrostu przychodów i rentowności. (PwC, "Global Digital IQ")
- Firmy, które inwestują w cyfrową transformację, zwiększają swoją efektywność operacyjną o 15-20%. (IDC, "Worldwide Digital Transformation Spending Guide")
Najważniejsze korzyści z cyfryzacji dla MŚP to:
Optymalizacja kosztów
Technologie cyfrowe umożliwiają zautomatyzowanie procesów, które dotychczas wykonywane były "manualnie", czyli w oparciu o pracę konkretnych osób wykonujących codzienne rutynowe czynności związane z obsługą sprzedaży i reklamacji, dokumentacją administracyjną, księgową i kadrową, kontrolą terminów, sprawozdawczością, etc. Taka automatyzacja radykalnie zmniejsza koszty pracy, uwalniając czas pracowników, który wykorzystany był dotąd na mało twórcze, a za to czasochłonne czynności.
Drugim obszarem optymalizacji kosztów jest IT. Wykorzystanie rozwiązań chmurowych zamiast własnej infrastruktury IT powoduje, że nie musimy utrzymywać własnej serwerowni (odpadają koszty nabycia urządzeń oraz napraw, utrzymania systemów, energii elektrycznej zasilającej serwery i klimatyzację). Oczywiście usługi chmurowe również kosztują, jednak ostatecznie koszt abonamentów chmurowych okazuje się mniejszy, uwzględniwszy wspomniane wyżej koszty własnej infrastruktury. Poza tym koszty własnej infrastruktury są stałe, podczas gdy koszty w modelu chmurowym są kosztami zmiennymi - zależnymi od liczby aktualnie wykorzystywanych licencji użytkowników, pojemności wykorzystanej przestrzeni dyskowej itp.
Zwiększenie efektywności
Automatyzacja prostych powtarzalnych czynności sprawia, że czas zatrudnionych w firmie specjalistów może być wykorzystany w większym stopniu na to, za co de facto firma im płaci: czyli zastosowanie ich profesjonalnych kwalifikacji i wiedzy dla jak najlepszych efektów działania poszczególnych obszarów w przedsiębiorstwie.
Poza tym wsparcie technologii w pracy wpływa na lepsze zarządzanie czasem. Podobnie, integracja ze sobą różnych systemów informatycznych, zastosowanie CRM dla skuteczniejszej sprzedaży itp - to wszystko wpływa na wyższą efektywność wszystkich procesów działających w firmie. To zaś przynosi efekt w postaci szybszego wzrostu i wyższej dochodowości całego biznesu.
Lepsza obsługa klienta
Technologie to szybka komunikacja i reakcja na kontakt ze strony klienta, chatboty, a także lepsza personalizacja ofert pod konkretnego klienta i jego potrzeby.
Nowe możliwości sprzedaży
E-commerce pozwolił tysiącom małych przedsiębiorstw na zwielokrotnienie sprzedaży.
Zastosowanie marketingu internetowego (w tym narzędzi z zakresu marketing automation), promocja w social mediach, a także aplikacje umożliwiające aktywne stosowanie programów lojalnościowych, których celem również jest zwiększanie sprzedaży - to wszystko nie byłoby możliwe bez technologi cyfrowych, które dziś są dostępne dla każdej firmy.
Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami
Cyfrowe kopie zapasowe tworzone automatycznie według zadanego harmonogramu zapewniają możliwość ich szybkiego odzyskania w przypadku ataku hakerskiego lub uszkodzenia dysku komputera lub serwera. Jeśli kopie bezpieczeństwa danych są (a powinny być) tworzone i przechowywane w formie szyfrowanej, zabezpiecza to przed ich odczytaniem w przypadku nieautoryzowanego dostępu osób trzecich. Przed takim nieautoryzowanym dostępem chronią oczywiście inne technologie (firewalle, programy antywirusowe) - jednak pozostaje zawsze czynnik ludzki jako najsłabsze ogniwo w systemie zabezpieczeń.
