Standaryzacja i automatyzacja procesów - dlaczego jest konieczna?
W każdej firmie wykonuje się wiele powtarzalnych czynności związanych z przepływem informacji, tworzeniem cyklicznych raportów, wysyłaniem wiadomości email z ofertą, sporządzaniem i wysyłaniem faktur, pozyskiwaniem danych kontrahentów z KRS, etc. Dzięki współczesnym technologiom, które stały się powszechnie dostępne, firmy mogą znacznie zwiększyć efektywność oraz jakość wykonywania tych procesów, istotnie skracając również ich czas. W efekcie czynności wykonywane dotychczas przy sporym nakładzie pracy i czasu (np. naliczanie wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na różnego rodzaju umowach, z uwzględnieniem naliczania premii za osiąganie określonych zadań i celów) można znacznie skrócić.
Ponadto automatyzacja wykorzystująca algorytmy zwiększa dokładność wyliczeń i analiz, a także eliminuje występowanie błędów (np. takich, jak wysłanie emailem miesięcznego raportu o wynikach firmy czy uzyskanych przez pracowników premiach do niewłaściwego adresata - nie mówiąc już o naruszeniu w ten sposób przepisów dot. RODO).
Dobrą wiadomością jest, iż obecnie dostępnych jest bardzo wiele przyjaznych użytkownikowi narzędzi pozwalających na automatyzację procesów oraz że ich koszt jest niewielki w porównaniu do uzyskanych efektów:
- niższe koszty pracy;
- szybsze uzyskiwanie informacji wspomagającej zarządzanie i podniesienie jej jakości - pozwala to na uzyskanie przewagi nad konkurencją;
- mniejszy koszt popełnionych błędów z uwagi na radykalną redukcję ich popełniania.
