Ile kosztuje automatyzacja procesów biznesowych?

Koszt usług Valorco obejmuje diagnozę obecnych procesów, projekt optymalizacji i cyfrowej automatyzacji, wykonanie zrobotyzowanego procesu i przetestowanie jego działania, a na końcu opcjonalnie: nadzór nad prawidłowym działaniem (tę funkcję może przejąć wewnętrzny dział IT firmy).

Nasze usługi wyceniamy w jednym z dwóch modeli (w zależności od preferencji klienta):

• model projektowy: cena usługi automatyzacji procesu określona jest jako stała kwota;
• według stawek godzinowych: nasza podstawowa stawka wynosi 220 zł + VAT za godzinę pracy.

Niekiedy zdarza się też model hybrydowy, łączący dwa powyższe. Jego wariantem może być rozliczenie godzinowe, ale z górnym ograniczeniem kwoty. Zawsze staramy się zaproponować takie rozwiązanie, które będzie odpowiednie w danym przypadku i dla konkretnego klienta.

Automatyzacje wykonujemy przede wszystkim w oparciu o platformę Power Automate, będącą częścią ekosystemu Microsoft 365. Dlatego jeśli klient pracuje w tym środowisku i posiada już licencje Microsoft 365 Business Standard lub wyższe, automatyzacja zasadniczo nie wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów innych niż koszty naszej usługi. Jednak w przypadku bardziej zaawansowanych automatyzacji (np. takich, które będą generować gotowe dokumenty w formacie Word lub PDF) może wystąpić potrzeba zakupu pojedynczych rozszerzających licencji (np. Power Automate w wersji Premium).

Jaki jest więc szacunkowy koszt automatyzacji pojedynczego procesu?

Stworzenie prostego, w miarę typowego procesu (od diagnozy przez projekt po wykonanie i wdrożenie) to kilka do kilkunastu godzin pracy (co w naszym przypadku odpowiada kwocie netto rzędu od 1300 zł do 4000 zł). Z kolei cyfrowa automatyzacja procesu mocno złożonego i specyficznego, gdy np. występuje dodatkowo potrzeba napisania skryptu Powershell, zbudowania i konfiguracji baz w listach Sharepoint, skonfigurowania automatycznego generowania treści i wysyłania wiadomości e-mail z zewnętrznych adresów, etc., będzie wymagać kilkudziesięciu godzin pracy, co znajdzie swoje odzwierciedlenie w wycenie takiego zlecenia.

Opłacalność automatyzacji procesów biznesowych

Co do zasady inwestycje w cyfrową transformację należą do tych o najwyższej stopie zwrotu. Jednak oczywiście nie każde powtarzalne zadanie opłaci się automatyzować. Kluczem jest skala. Jeśli w konkretnej firmie dany proces angażuje istotną liczbę godzin pracy (np. monitoring i windykacja należności w firmie wystawiającej wiele faktur miesięcznie), to podstawą obliczenia stopy zwrotu z inwestycji (ROI) w cyfryzację tego procesu będzie z jednej strony koszt usługi, a z drugiej roczne oszczędności uzyskane na skutek zmniejszenia pracochłonności tego procesu.

Sporządzając wycenę naszej usługi automatyzacji (szczególnie w przypadku bardziej złożonych procesów) sporządzamy również analizę opłacalności i obliczamy ROI dla tej inwestycji, aby klient znał spodziewane efekty i mógł podjąć racjonalną decyzję.

Usługi wsparcia w adaptacji i efektywnym wykorzystaniu ekosystemu Microsoft 365 mają bardzo indywidualny charakter - zależą od modelu biznesowego, kultury i struktury organizacyjnej firmy, aktualnego stopnia wykorzystania tego systemu, kompetencji oraz potrzeb pracowników, etc. Z tego względu optymalnym i sprawdzonym w praktyce sposobem rozliczania naszego wynagrodzenia jest model hybrydowy: w większości bazujący na stawce godzinowej (podstawowa stawka to 220 zł), ale też zawierający z góry określone ceny za standardowe elementy. Na przykład cena za szkolenie wprowadzające, które realizujemy na początku procesu wdrożenia w firmach o niskim dotychczas stopniu wykorzystania Microsoft 365, wynosi 1500 zł.

Zatem koszt kompleksowej usługi - od audytu, przez projekt, konfigurację systemu po szkolenia i wsparcie po-drożeniowe - może być bardzo różny. Szacunkowo można powiedzieć, że dla niewielkiej firmy o prostej strukturze i mało złożonym modelu biznesowym naszą usługę wycenimy na około 6000 - 8000 zł. W przypadku dużych firm, o rozbudowanej strukturze i wielu złożonych procesach, ten koszt będzie oczywiście znacznie większy.

Zdarza się, że klient potrzebuje jedynie pewnego ograniczonego zakresu wsparcia: na przykład wyłącznie szkolenia wprowadzającego lub usługi ograniczonej do jednego obszaru działalności firmy. Można też rozbić wsparcie na etapy realizowane w odstępach czasowych (np. szkolenie wprowadzające, a za kilka miesięcy wsparcie odpowiadające na konkretne potrzeby), co może być łatwiejsze do uwzględnienia w budżecie.

System Business Intelligence (BI) rozumiemy w Valorco jako analitykę biznesową mającą za zadanie dostarczanie właściwej i czytelnej informacji osobom zarządzającym (lub szerzej: podejmującym jakiekolwiek decyzje) w przedsiębiorstwie.

Koszt zbudowania takiego systemu jest bardzo różny. Zależy on przede wszystkim od:

• liczby, struktury i rodzaju źródeł danych, z kórych dane mają być pobierane celem analizy i prezentacji wyników w dashboardzie (pulpicie managerskim); takimi źródłami są na przykład: system CRM, system ERP lub oddzielne aplikacje do sprzedaży, magazynu, systemy zewnętrznych dostawców wykorzystywane w modelu SaaS, etc.
• jakości i spójności danych źrółowych: niekiedy zdarza się, że dane w różnych systemach są niewystarczające lub niespójne, co wymaga dodatkowych prac;
• skali i zakresu działalności oraz związanych z tym potrzeb w zakresie informacji zarządczej: niekiedy wystarczy wdrożenie prostego BI opartego na jednym lub dwóch źródłach danych, a w innym przypadku będzie potrzeba zbudowania złożonego systemu, w którym niezbędne będzie zbudowanie hurtowni danych.

Tak więc mała firma, w której zarządzający potrzebują mieć na bieżąco aktualną informację o wynikach firmy i kluczowych wskaźnikach na pulpicie managerskim komputera oraz w aplikacji mobilnej Power BI, może zmieścić się w kwocie kilku tysięcy złotych. Z drugiej strony koszty zbudowania dobrego systemu BI w dużej firmie to już kwoty znacznie większe, nawet rzędu kilkuset tysięcy złotych (szczególnie w przypadku konieczności zbudowania hurtowni danych).

Do tego dochodzą jeszcze koszty utrzymania systemu, czyli licencji Power BI oraz ewentualne koszty utrzymania i dalszego rozwoju systemu BI. W wersji "oszczędnościowej" (do ewentualnego zastosowania w naprawdę małej firmie) będą niewielkie (wykorzystanie darmowej wersji Power BI - co jednak niesie ze sobą ograniczenia, które już w kilkuosobowej firmie będą uciążliwe) i doraźne zlecenia dot. wsparcia technicznego i rozwoju (u nas według stawek godzinowych). Dla pełnej funkcjonalności niezbędne będą licencje płatne Power BI (od około 10 USD za użytkownika).

Możliwe jest etapowe wdrażanie Business Intelligence - zaczynając od najbardziej istotnego, a przy tym podstawowego zakresu wdrożenia, który pozwoli szybko i przy ograniczonych kosztach uzyskać istotną informację zarządczą. W kolejnych etapach można obejmować systemem kolejne obszary, szczeble zarządzania, etc.