Case Study: monitoring należności bez zaangażowania pracowników

120 godzin rocznie odzyskane dzięki automatyzacji. Niezawodne działanie praktycznie bezobsługowego systemu.

Wyzwanie

Nasz klient to regionalna sieć sprzedaży detalicznej z silnym kanałem online. Oferuje szeroki asortyment produktów wielu producentów. Co miesiąc wystawia na rzecz tych podmiotów kilkadziesiąt faktur za usługi marketingowe. Ponieważ nie wszyscy z tych kontrahentów płacą w terminie, Dział Handlowy musi prowadzić stały monitoring płatności: wysyłać do wszystkich kontrahentów przypomnienia o zbliżających się terminach płatności, następnie monity do tych, którzy nie zapłacili w terminie, wreszcie wezwania do zapłaty. To wszystko zajmowało łącznie co najmniej 10 godzin pracy miesięcznie i wiązało się z innymi problemami.

Problem:

  • manualny monitoring płatności faktur zabierał dużo czasu, odciągając pracowników Działu Handlowego od ich podstawowych zadań;
  • wobec wielu obowiązków i innych priorytetów dopilnowanie monitoringu płatności na bieżąco i w 100% przypadków stanowiło wyzwanie (łatwo było o błąd ludzki - np. przeoczenie któregoś przypadku opóźnienia w płatności).

Schemat automatycznego monitoringu należności

Postawione cele:

  • Odciążenie działu handlowego od zajmowania się monitorowaniem zapłaty faktur poprzez pełną automatyzację tego procesu
  • Zapewnienie niezawodności i terminowości wysyłania monitów zgodnie z przyjętymi zasadami

Koncepcja i realizacja:

  1. 1.
    Analiza i optymalizacja: Uzgodniliśmy z klientem szczegółowo, jak ma wyglądać proces (dokładna struktura treści przypomnień, monitów i wezwań do zapłaty; okresy przed i po terminie płatności oraz dokładne godziny, w jakich mają być wysyłane emaile; z jakiego adresu email ma być wysyłany monitoring; etc.).
  2. 2.
    Migracja danych: Dotychczasowe bazy kontrahentów oraz rejestr faktur marketingowych w Excelu przenieśliśmy do List Sharepoint, dostosowując je do wymogów zautomatyzowanego procesu uzgodnionego z klientem.
  3. 3.
    Środowisko testowe: Stworzyliśmy analogiczne bazy testowe, aby zweryfikować poprawność działania automatyzacji przed jej ostatecznym uruchomieniem.
  4. 4.
    Automatyzacja Power Automate: Zbudowaliśmy i skonfigurowaliśmy automatyczne przepływy wysyłające przypomnienia, monity i wezwania zgodnie z algorytmem i harmonogramem, z przeznaczonego do tego adresu email. Stworzyliśmy bazę zapłaconych faktur, do której automatycznie przenoszone są w pełni rozliczone faktury, aby nie obciążać niepotrzebnie bazy płatności i automatycznych przepływów.
  5. 5.
    Uruchomienie: Po przetestowaniu i potwierdzeniu, że automatyczne przepływy działają prawidłowo i odpowiednie emaile są wysyłane, uruchomiliśmy wersję produkcyjną.
  6. 6.
    Nadzór: Na bieżąco prowadzimy nadzór nad działaniem systemu. Na życzenie klienta od czasu do czasu wprowadzamy niewielkie modyfikacje.

Efekty wdrożenia

120 h

czasu odzyskanego rocznie

0 min

obsługi manualnej dziennie

100%

skuteczności wysyłki monitów

Chcesz zautomatyzować monitoring płatności w Twojej firmie?

Umów się na bezpłatną konsultację.

Zadzwoń lub napisz do nas