Power Automate: od czego zacząć?

Wiele firm odkłada automatyzację na później, kojarząc ją z drogimi systemami i skomplikowanym kodem. Tymczasem w ramach posiadanego już pakietu Microsoft 365 masz dostęp do narzędzia Power Automate, które pozwala wyeliminować nudne zadania w kilka minut.

Oto 5 gotowych pomysłów, które wdrożysz samodzielnie w kwadrans.

1. Automatyczne zapisywanie załączników z e-maili

Czekasz na faktury lub raporty od podwykonawców? Zamiast ręcznie pobierać każdy plik i zapisywać go w folderach:

• Proces: Gdy przyjdzie mail z załącznikiem (np. od konkretnego dostawcy), Power Automate automatycznie zapisze plik w wybranym folderze na SharePoint lub OneDrive.
• Zysk: Porządek w dokumentacji bez ani jednego kliknięcia.

2. Powiadomienie na Teams o ważnej wiadomości

Twoja skrzynka pęka w szwach i boisz się przeoczyć maila od kluczowego klienta lub szefa?

• Proces: Ustaw przepływ, który wyśle Ci powiadomienie na czacie Microsoft Teams tylko wtedy, gdy otrzymasz wiadomość od konkretnej osoby lub z konkretnym słowem w temacie (np. "PILNE").
• Zysk: Natychmiastowa reakcja na priorytety bez ciągłego sprawdzania poczty.

3. Akceptacja dokumentów jednym przyciskiem

Zamiast wysyłać maile z pytaniem "Czy zatwierdzasz tę fakturę/wniosek?", użyj modułu Approvals.

• Proces: Po zapisaniu pliku w folderze "Do akceptacji", Twój przełożony otrzymuje powiadomienie z przyciskami "Zatwierdź" / "Odrzuć". Decyzja automatycznie aktualizuje status pliku i wysyła Ci powiadomienie.
• Zysk: Koniec z "wiszącymi" procesami i szukaniem osób decyzyjnych.

4. Publikacja z RSS do mediów społecznościowych lub Teams

Chcesz, aby Twój zespół był na bieżąco z nowościami z branży?

• Proces: Gdy na wybranym blogu technologicznym pojawi się nowy artykuł, Power Automate automatycznie opublikuje streszczenie i link na kanale ogólnym w Twoim zespole.
• Zysk: Wspólna baza wiedzy budowana całkowicie pasywnie.

5. Przypomnienia o terminach z Excela lub List

Masz listę umów lub projektów z datami końcowymi w pliku Excel lub bazie w formie Listy Sharepoint?

• Proces: Power Automate codziennie sprawdza daty w tabeli. Jeśli termin upływa za np. 7 dni, automat wysyła przypomnienie do osoby odpowiedzialnej.
• Zysk: Zero kar za spóźnione płatności i brak stresu o "uciekające" terminy.

Zaloguj się na make.powerautomate.com swoim kontem firmowym i skorzystaj z wyszukiwarki szablonów. Większość z powyższych procesów ma gotowe schematy, w których musisz tylko wskazać folder lub adres e-mail.

Wskazówka eksperta: Zacznij od jednego procesu, który najbardziej Cię irytuje. Gdy zobaczysz, jak automat wykonuje pracę za Ciebie, pomysły na kolejne usprawnienia pojawią się same.